Pré-tarefa: escolha um facilitador

Selecione alguém da equipe para assumir o papel de facilitador. Eles podem participar do processo, mas devem se concentrar no processo do grupo e controlar o tempo.

Comece com problemas - 7 minutos

A equipe gasta 7 minutos escrevendo todos os desafios, aborrecimentos, erros ou preocupações que aconteceram durante a semana. Isso pode ser qualquer coisa, desde “Não sinto que estamos progredindo” até “Sinto que o projeto X está recebendo mais atenção do que o meu”. Qualquer coisa que pareça um impedimento.

Desafios atuais - 4 minutos por pessoa

O facilitador chama uma pessoa de cada vez para ficar de pé em uma parede/quadro branco para explicar rapidamente cada desafio conforme eles os colam na superfície. Ninguém mais na equipe fala aqui. O facilitador da 4 minutos por pessoa.

Selecione desafios para resolver - 6 minutos

O facilitador dá a cada membro 2 pontos de voto (Dotmocracy) - Todos votam nos desafios que consideram mais valiosos para resolver - sem discussão.

Você pode votar em seus próprios post-its aqui e colocar os dois votos em um mesmo desafio, se se sentir confiante o suficiente para fazê-lo.

Uma vez que os 6 minutos terminam, o facilitador rapidamente pega os problemas votados e pede ao grupo para organizar em ordem de prioridade.

E quanto ao resto dos problemas que não foram votados? … Mais sobre isso mais tarde.

Reformule os desafios como perguntas “Como podemos”(HMW) - 6 minutos

Transforme os desafios em “Como podemos” questionar.

Agora, focando apenas nos desafios votados e priorizados - o facilitador vai orientar o grupo a reescrever cada um como uma questão de HMW, isso os ajudará a criar soluções.

Exemplo: o post-it mais votado: “Não tenho ideia do que está acontecendo no projeto ‘x’.”
Como muitas pessoas votaram nele, podemos ver claramente que é um problema que muitas pessoas estão enfrentando. Reformular o post-it em um formato “Como podemos/poderíamos” nos permitir torná-lo solucionável e padronizar a maneira como os desafios são escritos. “Como podemos entender onde estamos no processo do projeto ‘X’?”

O facilitador ajuda o grupo a reescrever rapidamente todos os desafios, certificando-se de que eles ainda sejam priorizados antes de prosseguir.

Produzir Soluções - 7 minutos

Agora, a questão “HMW” mais votada será usada para produzir soluções.

Cada membro da equipe tem 7 minutos para escrever quantas soluções possíveis para o “Como podemos” desafiar sem discussão, nosso objetivo é a Quantidade em vez da Qualidade - Mais tarde podemos fazer a curadoria.

Escreva uma solução, fale em voz alta para o grupo e cole-a “na superfície” (quadro branco, flipchart, cartolina) o mais rápido possível. Falá-lo apoia a inteligência coletiva do grupo, pois ajuda o grupo a desenvolver as ideias uns dos outros. Sem discussão, apenas exponha a ideia, continue ouvindo e escrevendo.

Vote nas soluções - 5 minutos

Cada membro da equipe recebe três pontos para votar nas soluções que eles acham que resolveriam melhor o “HMW”.

Priorizar soluções -30 segundos

O grupo tem 30 segundos para fazer uma lista priorizada de soluções.

Decida o que executar - 5 minutos

É claro que algumas soluções são mais populares do que outras para testar, mas é importante saber quanto esforço é necessário para executar as soluções - então aqui usamos uma escala simples de esforço/impacto para determinar quais soluções tentar o mais rápido possível e quais deve ser adicionado a uma lista de tarefas pendentes ou como você armazena seu backlog (tarefas pendentes).

O facilitador precisa ser proativo nesta etapa, pois é o único que tem a tendência de abrir a discussão. O facilitador pegará cada solução uma por uma e as adicionará à escala de esforço/impacto. Esforço, neste caso, é quanto esforço nós, como equipe, pensamos que será necessário para implementar e impactar é o grau em que pensamos que resolveria nosso problema.

Instrução do Facilitador: Pegue a solução mais votada, passe o mouse sobre o centro da escala E/I e simplesmente pergunte “mais ou menos” - geralmente algumas pequenas discussões surgem aqui, então o facilitador deve ser diligente em encontrar um consenso e parar quaisquer conversas que se estendam por 20 segundos. Uma vez que o esforço foi determinado, o facilitador usa o mesmo método para o impacto: “Mais alto ou mais baixo”.

Agora você tem uma visão geral clara de quais soluções de alto impacto podem ser executadas e testadas muito rapidamente (no ponto ideal verde no canto superior esquerdo) e quais soluções de alto impacto exigirão mais esforço (canto superior direito). O facilitador deve agora marcar rapidamente todos os post-its no ponto ideal com um ponto contrastante para que possamos identificá-los mais tarde.

Transforme soluções em tarefas acionáveis - 5 minutos

O facilitador retira as soluções “Sweet Spot” da escala E/I e pede à pessoa que escreveu a solução para dar passos acionáveis para testar a solução. O que é algo que pode ser implementado em um período de 1–2 semanas.

Uma vez que todas essas soluções são escritas, sua equipe agora tem tarefas acionáveis com as quais pode se comprometer (dependendo de como sua equipe lida com o gerenciamento de tarefas, isso fica para outro dia). Quanto às soluções que não chegaram ao “Sweet Spot”? Na verdade, transformamos todas as soluções de alto impacto em post-its acionáveis e os adicionamos ao nosso backlog para que não sejam esquecidos. O que você pode ver acontecendo é que as ações do ponto ideal na verdade acabam resolvendo os problemas de uma forma que as soluções de maior esforço se tornam obsoletas.

Estrutura e disciplina criam a liberdade

É isso! Em um curto espaço de tempo, sua equipe foi capaz de definir desafios importantes, produzir soluções e priorizar o que executar quase que inteiramente sem discussão!

Este é um bom princípio para eliminar as discussões abertas em quase tudo o que fazemos, desde o design de novos recursos de produtos até o planejamento de eventos ou a melhoria do nosso espaço de escritório.

Como mencionei antes: a solução criativa de problemas é o centro do design - portanto, dê a ele o respeito que ele merece e elimine a discussão que causa desperdício, desmoralização e fadiga.

Perguntas mais frequentes E quanto a todas as ideias que perdemos após o processo, e se houver algumas ideias excelentes nas quais as pessoas não votaram?

Boas ideias não importam, executar e testar é o que importa. Mesmo que a ideia mais idiota seja votada para o topo e depois testada, você aprenderá com ela e isso o ajudará a seguir em frente. Alguns de nossos clientes gostam de documentar todas as ideias produzidas durante exercícios como este, mas tentamos afastá-los de fazer isso. Depois de ter um sistema para gerar soluções para problemas, você não precisa se preocupar tanto com as “boas” soluções. Resposta tão curta: jogue-os fora!

Votar não é uma maneira falha de decidir sobre as coisas mais importantes nas quais trabalhar? Isso não é como um projeto por comitê?

Este não é um sistema perfeito, mas é melhor do que uma conversa aberta onde nada é feito e as pessoas simplesmente cedem para a pessoa mais barulhenta e persistente na mesa OU vão embora sem nada ser feito. Experimente antes de julgar, procurar por buracos no sistema. É apenas procrastinação até que você tenha feito isso.

Esse tipo de exercício é útil apenas em cenários de design?

Não! Você pode usar este exercício para muitas coisas diferentes:

Planejar um retiro de equipe
Melhorar o ambiente de escritório -Desafios de marketing/conscientização (como podemos entrar em contato com o “INFLUENCER”) -
Vendas (como podemos aumentar a aquisição de clientes)